Datenschutzerklärung – FrostPilot

Stand: Entwurf, Stand August 2026 — vor Live-Einsatz anwaltlich geprüft

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Esma Sakarya
Kleingewerbe (Einzelunternehmen)
Schwanenstraße 8a, 76327 Pfinztal, Deutschland
Telefon: +49 15754395142
E-Mail: eight.official.contact@gmail.com

2. Überblick der Datenverarbeitung

FrostPilot ist eine Navigations- und Verwaltungssoftware für Winterdienst- bzw. Routen-basierte Betriebe. Die Anwendung wird von unseren Kunden (im Folgenden „Auftraggeber“) lizenziert und deren Mitarbeitenden (Admin- und Fahrer-Konten) zur Verfügung gestellt. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von FrostPilot verarbeitet werden.

Wichtiger Hinweis zur Verantwortlichkeit: In der Regel ist der jeweilige Auftraggeber (das Winterdienst-/Entsorgungsunternehmen) datenschutzrechtlich Verantwortlicher gegenüber seinen eigenen Mitarbeitenden (Fahrern), da er über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet (z.B. wer welche Route fährt). Wir als Software-Anbieter agieren in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Mit jedem Auftraggeber wird hierfür separat ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.

3. Welche Daten werden verarbeitet

3.1 Konto- und Zugangsdaten

  • Benutzername
  • Passwort (verschlüsselt/gehasht gespeichert, niemals im Klartext)
  • Rolle (Verwalter/Admin oder Fahrer)
  • Zeitpunkt der Kontoerstellung

3.2 Standortdaten (Live-Tracking)

Für Fahrer-Konten wird während der aktiven Nutzung der Navigationsansicht der jeweils aktuelle GPS-Standort (Breiten-/Längengrad, Genauigkeit) in regelmäßigen Abständen erfasst und an den Server übermittelt. Gespeichert wird dabei nur die zuletzt gemeldete Position je Fahrer, keine durchgehende Standort-Historie. Die Erfassung dient ausschließlich dazu, dem Verwalter des Auftraggebers eine Übersicht über aktive Fahrer und deren aktuelle Position zu ermöglichen sowie dem Fahrer selbst die Navigation entlang seiner Route zu erleichtern.

Die Standortübermittlung erfolgt nur, solange die Navigationsansicht aktiv geöffnet ist, und endet automatisch beim Verlassen dieser Ansicht oder Abmelden.

3.3 Routen- und Betriebsdaten

  • Routenverläufe (geografische Koordinaten der jeweiligen Strecke)
  • Markierte Kontrollpunkte (z.B. Brücken)
  • Änderungsprotokoll bei Routenbearbeitungen (welches Konto wann welche Änderung vorgenommen hat)

3.4 Technische Daten

Beim Aufruf der Anwendung werden serverseitig technisch notwendige Daten verarbeitet (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs), wie sie systembedingt bei jeder Serveranfrage anfallen. Diese dienen der technischen Bereitstellung und Absicherung der Anwendung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  • Bereitstellung der Navigations- und Verwaltungsfunktionen (Vertragserfüllung bzw. Erfüllung des Lizenzvertrags mit dem Auftraggeber, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Standort-Tracking zur betrieblichen Koordination der Fahrer (berechtigtes Interesse des Auftraggebers an der Betriebsorganisation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bzw. arbeitsvertragliche Grundlage – hierzu ist der Auftraggeber verpflichtet, seine Mitarbeitenden gesondert zu informieren, ggf. Mitbestimmungsrechte einer Arbeitnehmervertretung zu beachten)
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und Fehlerbehebung (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Speicherdauer

Konto- und Zugangsdaten werden gespeichert, solange das jeweilige Konto besteht. Standortdaten werden nur als jeweils letzter bekannter Stand vorgehalten und bei jeder neuen Positionsmeldung überschrieben. Routendaten und Änderungsprotokolle werden für die Dauer der Vertragsbeziehung mit dem Auftraggeber gespeichert. Nach Beendigung der Lizenz-/Nutzungsvereinbarung werden die Daten des jeweiligen Auftraggebers gelöscht bzw. auf Wunsch exportiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Hosting und Empfänger

Die Anwendung wird über den Hosting-Dienstleister Render (Render Services, Inc.) betrieben. Die Server für Backend und Datenbank sind in der Region Frankfurt (EU) gehostet. Render kann als US-amerikanisches Unternehmen dem Zugriff durch US-Behörden unterliegen; die Datenübertragung erfolgt jedoch innerhalb der EU-Infrastruktur des Anbieters. Mit Render besteht bzw. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Eine Weitergabe von Daten an sonstige Dritte findet nicht statt, außer soweit gesetzlich verpflichtend oder mit dem jeweiligen Auftraggeber gesondert vereinbart.

7. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen (insbesondere Fahrer- und Admin-Kontoinhaber) haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Da die Verarbeitung überwiegend im Auftrag des jeweiligen Auftraggebers erfolgt, sind entsprechende Anfragen in der Regel zunächst an den Auftraggeber (Arbeitgeber) zu richten. Anfragen an uns direkt werden an den zuständigen Auftraggeber weitergeleitet bzw. in dessen Auftrag bearbeitet.

8. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslandes des Auftraggebers bzw. des Verantwortlichen.

9. Datensicherheit

Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt (gehasht) gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist rollenbasiert beschränkt (Fahrer sehen nur ihre eigene zugewiesene Route, Admins haben erweiterten Zugriff im Rahmen ihrer Verwaltungsfunktion). Die Kommunikation zwischen App und Server erfolgt verschlüsselt (HTTPS).

10. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit FrostPilot wenden Sie sich an: eight.official.contact@gmail.com

11. Besuch dieser Website

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